Le courrier électronique est un moyen de communication encore utilisé par des milliards de personnes dans le monde. Qu’il s’agisse d’un usage personnel ou à des fins de marketing, tout le monde envoie et reçoit des dizaines de courriels chaque jour. C’est aussi un élément important de notre vie au travail. Examinons donc de plus près quand l’utiliser et comment améliorer notre productivité en matière de courrier électronique.
Sept conseils et astuces
Pour la plupart des employés de bureau, écrire, lire et répondre à des courriers électroniques fait partie de leur description de poste. Mais ce n’est pas parce que vous faites une action très souvent qu’il n’y a pas de place pour l’amélioration.
Chaque professionnel cherche à maximiser sa productivité pour chaque tâche qu’il accomplit. Dans cet article, nous allons discuter de quelques stratégies qui vous aideront à améliorer votre productivité en matière de courrier électronique.
Objet efficace
Le sujet est ce qui fait la différence entre un courriel qui est ouvert immédiatement et un autre qui peut rester dans la boîte de réception pendant des jours ou ne jamais être ouvert. C’est à la rédaction de l’objet parfait que les rédacteurs et les stratèges marketing consacrent le plus de temps.
Même si vous n’écrivez pas un courriel de vente, vous devez quand même réfléchir à l’objet du message. C’est là que vous devez d’abord préciser vos attentes. Attendez-vous une réponse dans les plus brefs délais ? Ajoutez cela à l’objet du message. S’agit-il simplement d’un courriel informatif qui ne nécessite aucune action ? Précisez-le. Faites savoir à l’autre personne à quoi s’attendre et ce que vous attendez d’elle.
Utilisez efficacement les champs du destinataire
Combien de fois avez-vous été ajouté dans une série de réponses entre un groupe de personnes, même si vous n’étiez pas le destinataire principal du courriel ? Le plus souvent, les gens ignorent le champ CC et mettent tous les destinataires dans le champ To, ce qui crée une confusion qui conduit à des questions et des clarifications inutiles. La bonne façon de procéder : ne répertoriez que les personnes qui doivent agir dans le champ To. Tous les autres qui reçoivent le courrier électronique uniquement à titre d’information devraient être en CC.
Le BCC, en revanche, ne devrait être utilisé que pour protéger la vie privée de tous les destinataires, ou lorsque vous êtes sur le point de déposer quelqu’un d’une série de courriels et que vous souhaitez qu’il reçoive ce seul courriel. Dans ce cas, vous devez annoncer poliment qu’il ne sera plus inclus dans la conversation à partir de ce moment, de sorte que la prochaine personne à répondre à tous ne répondra qu’aux personnes concernées par la conversation.
Soyez bref
Les courriels les plus efficaces ont moins de 300 mots. Si vous avez besoin d’en écrire plus, créez et joignez un document. Écrivez les parties essentielles dans le corps du courriel, et enregistrez les détails pour la pièce jointe.
Et n’oublions pas que plus vous écrivez, plus vous risquez de ne pas être lu. Donc, soyez concis et correct.
Évitez de faire trop de va-et-vient
Le courrier électronique n’est pas censé être un outil de communication synchrone. Pour cela, nous disposons de messageries, de chats et d’applications de communication spécialement conçues.
